使用Topo做计划管理

2011-11-05

使用Topo做计划管理

计划是为了实现项目的既定目标，对未来项目实施过程进行规划、安排的活动。计划管理作为项目管理的一项职能，它贯穿于整个项目的全过程，在项目全过程中，随着项目的进展不断细化和具体化，同时又不断地修改和调整，形成一个前后相继的体系。项目经理要对整个项目进行统一管理，就必须制定出切实可行的计划或者对整个项目的计划做到心中有数，各项工作才能按计划有条不紊地进行。

在Topo中，要创建项目计划，首先要列出项目的主要部分，Topo中称为摘要任务，然后制订每个主要部分的次要部分（子任务），接着继续分解每个部分，直到细化到每个任务，下面按步骤一步步介绍在Topo中如何做计划管理。

创建摘要任务

1. 在“计划”页面中，单击“计划管理”。 
2. 点击“开始编辑”，进入计划编辑状态。 
3. 在“名称”字段中，输入第一个主要工作阶段或可交付结果的描述性名称，并估计工期。 
4. 继续键入每个主要工作阶段或可交付结果的描述性名称，直到完成项目的所有摘要任务。

参考下图:

上图中的“发布 ”是一个里程碑任务，它是一个重要事件的标识，我们把它创建为里程碑任务，设置工期为0。 
 

分解摘要任务

1. 选择摘要任务，在右侧为其创建子任务。 
2. 为子任务分配工期，并通过工具条的缩进来指定子任务的级别。 
3. 重复上述步骤，直到创建项目中的所有子任务。

输入新任务名时，Topo会自动为它们分配一天的初始工期，并将预定工期从项目开始日期当天算起。

此外，在每个主要项目结束时可以添加里程碑（重要完成点的标记）以帮助衡量项目进度和建立基点。参考下图：

注：上图中左下方五角星的图标代表关键路径，关键路径是指对项目的最终完成时间有直接影响的活动组成的路径。简单地说，就是耗时最多的活动序列组成的路径，这个标识是Topo根据任务的工期自动计算出的，不需要用户手工指定，由于还没有指定任务间的关联关系，当前显示的关键路径是不准确的。

创建任务之间的相关性

日程排定中最关键的一步就是创建任务相关性或链接 ，如果一个任务的开始或结束依赖于另一个任务的开始或结束，则存在相关性。大多数任务依赖于其他任务。在设置完相关性后，关键路径会得到准确更新。还可以轻松地更改一项任务并立即查看它对计划的其余部分所产生的连锁影响。

一般来说可以借鉴这个准则：除非任务取决于项目的开始日期，否则每个任务均具有前置任务 （前置任务：必须在另一个任务开始或完成之前开始或完成的任务）。除非任务是项目中的最后一个任务或里程碑，否则每个任务均应具有后续任务 （后续任务：在另一个任务开始或完成之后才能开始或完成的任务）。

按以下方法来设置任务间的相关性：

1. 选择需要设置前级关系的任务 
2. 在“前级”这个字段中输入他的前级任务的ID（最左侧那一列的取值）。 
3. 重复上述步骤，设置完成需要的所有关联关系设置。

参考下图：

上图中的关键路径任务并重新识别并出来，这些任务组成的路径就是项目计划的关键路径了。

分配资源

这时已经完成了所有任务分解工作了，然后可以为任务指定资源，在Topo中就是指定相应的执行人，按以下步骤来执行：

1. 选择需要设置资源的任务 
2. 在“资源”这个字段中选择相应的执行人 
3. 重复上述步骤，设置完成需要的所有任务的资源设置。

参考下图：

甘特图

甘特图（Gantt Chart）由亨利·甘特于1910年开发的，他通过条状图来显示项目、进度、和其他时间相关的计划信息，随着时间进展的情况。 其中，横轴表示时间，纵轴表示活动（项目）。制定好计划之后，就可以点击上方的“甘特图”的页面来以甘特图的方式展现计划，参考下图：

刷新进度

至此，上述的步骤已经包括了基本的计划管理的所有步骤，项目经理可以将制定好的计划下发，并随时通过甘特图来跟踪项目进展的情况。

甘特图中线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况。可以直观地表明任务计划在什么时候进行，及实际进展与计划要求的对比。项目经理由此可以非常便利地弄清每一项任务还剩下哪些工作要做，并可评估工作是提前还是滞后，亦或正常进行，在项目进展过程中，任务的执行人可以随时修改任务的进展状况，参考下图：

小结

Topo提供了非常灵活而强大的计划管理工具，项目经理可以方便的制定项目完整计划，指定任务间的关联关系，Topo也会自动计算出关键路径，在计划制定并下发后，项目经理可以通过甘特图随时跟踪项目的进展情况，并对计划做出调整。